Trong 2 ngày 5 -6 tháng 4 năm 2010, Phòng Gây quỹ của Tổ chức ActionAid Việt Nam tổ chức một hội thảo - tập huấn với tiêu đề “High Value Fundraising” (tạm dịch tiếng Việt là: “Gây quỹ với các nhà tài trợ quan trọng”). Hội thảo này có sự tham gia của các cán bộ Phòng Gây quỹ, Phòng Chương trình, Phòng chủ đề của Tổ chức AAV với sự hướng dẫn của chị Mair Brosworth, Giám đốc Nghiên cứu và Thông tin của ActionAid UK.

Hội thảo tập trung vào các nội dung chính: phân loại các nhà tài trợ và giới thiệu nhà tài trợ quan trọng; Phát triển ý tưởng dự án; Giới thiệu về thư viện các ý tưởng dự án trên mạng – HIVE của ActionAid.

Đặc biệt, với sự ra đời của thư viên ý tưởng trên mạng HIVE trong toàn mạng lưới của ActionAid, ActionAid Việt Nam đã sẵn sàng tiếp nhận các thông tin, các ý tưởng dự án từ đối tác với mục đích phục vụ tốt hơn nữa công tác gây quỹ, giúp tìm kiếm dự án cho các vùng đối tác. Công tác gây quỹ sẽ đòi hỏi sự chủ động và tích cực phối hợp của cộng đồng, của các vùng. Vì vậy, xin mời các vùng tham khảo hướng dẫn chuẩn bị một đề xuất ý tưởng dự án (đính kèm dưới đây), đồng thời chủ động xây dựng những ý tưởng dự án phù hợp với nhu cầu cấp thiết của vùng mình để cùng ActionAid tìm kiếm tài trợ cho cộng đồng.

Các đề xuất ý tưởng xin gửi về cán bộ phụ trách gây quỹ của AAV là chị Trần Thị Thu Hiền (email: hien.tranthithu@actionaid.org; đồng gửi cho Phòng Chương trình AAV (chị Lưu Thị Ngọc Vân, email: van.luungoc@actionaid.org). Lưu ý: Sẽ là tốt nhất nếu các vùng có thể chuẩn bị đề xuất bằng 2 ngoại ngữ: tiếng Anh và tiếng Việt.

ActionAid Việt Nam rất mong muốn nhận được nhiều những đề xuất mang tính bức thiết, đề cặp tới việc giải quyết các vấn đề nổi cộm của địa phương và hi vọng sẽ có thể giúp kết nối được nhiều những nhà tài trợ quan tâm với cộng đồng đang cần hỗ trợ.

Mẫu xin tài trợ

Mẫu ý tưởng xin tài trợ

Mẫu này được dùng để điền thông tin cho nội bộ của ActionAid. Sau khi hoàn thanh sẽ được đưa vào thư viện các mãu xin tài trợ trên HIVE. Thông qua HIVE các nước gây quỹ sẽ vào xem xét những dự án cần tài trợ. Chỉ nên điền vào format này những thông tin chính dưới đây dài khoảng 3-4 trang và sử dụng các gạch đầu dòng cho dễ hiểu. Các đề xuất xin tài trợ này được đưa lên mạng HIVE cho đến khi tìm được nhà tài trợ (sẽ mất khoảng 12-18 tháng). Trừ trường hợp các đề xuất đã có tham vấn với cộng đồng và đối tác, còn lại các ý tưởng sẽ được phát triển thành để xuất (proposal) khi một cán bộ gây quỹ liên hệ với người chủ ý tưởng về các nhà tài trợ tiềm năng.

Trả lời ngắn gọn và đầy đủ các câu hỏi dưới đây, không sử dụng các thuật ngữ khó hiểu trừ khi có giải thích cụ thể các thuật ngữ đó trong mẫu xin tài trợ.

•     Tên dự án (sử dụng tên dự án sao cho người đọc nhận biết ngay về dự án bạn sẽ làm)

•     Địa bàn dự án và thời gian thực hiện?

•     Dự tính ngân sách dự án (xem xét dự án có thể được nhân rộng hay chỉ làm những dự án nhỏ, ví dụ với dự án nhỏ ở một thôn thì có thể xin 15,000 bảng, nhưng chúng ta cũng có thể làm dự án như thế ở 5 thôn với khoảng 80,000 bảng. Trong trường hợp dự án có thể chia nhỏ thành các dự án nhỏ hơn, và/hoặc dự án dự án cỏ thê nhân rộng, xin bạn hãy nêu rõ vào đây

•     Khoản tiền bạn yêu cầu ở giai đọan ngay trước khi thực hiện dự án là bao nhiêu?

•     Thông tin cơ bản về bối cảnh? Các vấn đề chính là gì/nhu cầu gì? Có bằng chứng gì chứng tỏ cần phải thực hiện dự án này? Tổ chức của bạn đã thực hiện nghiên cứu nào về vấn đề/nhu cầu này chưa?  Nếu có bạn hãy nêu tên và đính kèm? Cộng đồng địa phương tham gia vào quá trinh phát triển đề xuất dự án không? Họ có đóng góp gì trong quá trinh thực hiện, và giám sát dự án?

•     Người hưởng lợi của dự án này gồm những nhóm nào? Bao nhiêu người được hưởng lợi trực tiếp và gián tiếp từ dự án này?

•     Các hoạt động cụ thể đề xuất thực hiện  là gì? (kế hoạch chi tiết sẽ được làm cùng cộng đồng ở giai đoạn sau – giai đoạn đề xuất). Gửi đính kèm một kế hoạch dự thảo ngắn gọn về các hoạt dộng dự án sẽ diễn ra (đưa ra ngày có thể bắt đầu và các hoạt động như lễ hội, vụ mùa có thể cản trở việc thực hiện dự án ngay sau khi nhận được tài trợ)

•     Mục tiêu dự án là gì? kết quả? dự án sẽ đem lại những thay đổi gì cho cuộc sống của người dân ở đây?

•     Đối tác – ai là người quản lý dự án và nguồn vốn? những đối tác nào sẽ cùng tham gia thực hiện dự án/ vai trò cụ thể của từng đối tác?

•     Đóng góp của ActionAid (vốn/nhân sự)

•     Dự án được giám sát đánh giá như thế nào? Lưu ý: các nhà tài trợ trợ mong đợi việc giám sát đầu ra các hoạt động (outputs)  và đánh giá theo kết quả/thành tựu đạt được (outcomes/achievements) (ví dụ số lượng các cuộc tập huấn diễn ra và bao nhiêu người tham gia cũng như họ sẽ làm gì để thay đổi cuộc sống của họ sau khi tham gia tập huấn. Lưu ý đến lịch báo cáo đầu tiên (6 tháng sau khi dự án bắt đầu).

•     Tên và email người liên hệ:

------------------------------------------------------------