HỌP ĐỐI TÁC NĂM 2009

Tóm tắt một số nội dung chính

Họp Đối tác là hoạt động thường niên của Ban quan hệ đối tác nhằm tạo cơ hội cho các Đối tác và tổ chức AAV có điều kiện gặp gỡ, trao đổi, chia sẻ thông tin cũng như cùng nhau bàn bạc, thống nhất về chiến lược hoạt động vì mục tiêu xóa đói giảm nghèo. Năm 2009, theo kế hoạch cuộc họp thường niên được tổ chức tại Daklak từ 18 đến 19 tháng 12 với sự hỗ trợ tổ chức từ DA9 và văn phòng chương trình miền Trung và Tây Nguyên. Cũng như mọi năm, cuộc họp năm nay có sự tham gia của đại diện Đối tác từ các vùng dự án dài hạn của AAV, Đại diện Ban quản lý AAV gồm CD, PM, RMs và cán bộ thuộc CR, ngoài ra điều phối viên về Emergency cũng được mời trình bầy về chủ đề có liên quan.

Theo yêu cầu của đối tác và cả từ AAV, nội dung chính của cuộc họp năm nay bao gồm (i) cập nhật, chia sẻ và phản hồi về chương trình/kế hoạch 2009; (ii) RBA; (iii) trao đổi về công tác quản lý quỹ cộng đồng; (iv) giới thiệu về các hoạt động phòng ngừa, giảm nhẹ thiên tai; (v) kế hoạch 2010 và định hướng chính. Dưới đây là một số nội dung chính tóm lược từ chương trình họp và từ ý kiến thảo luận của đối tác.

RBA: CD đã trao đổi một số nội dung chính về phương pháp tiếp cận cũng các ví dụ minh họa nhằm giúp đối tác nắm được  những nét cơ bản về phương pháp tiếp cận này.

Quỹ cộng đồng

Quỹ phát triển cộng đồng là một quỹ hoạt động ở cấp xã với cơ chế đặc biệt nhằm thúc đẩy mạnh mẽ sự tham gia của cộng đồng trong các hoạt động liên quan đến họ. Quỹ có thể gồm 2 loại hoạt động (i) hoạt động chung của cộng đồng – ngân sách đầu tư chung cho cả cộng đồng và (ii) hoạt động cấp hộ - vốn quay vòng trong các nhóm.

§         Quỹ vốn quay vòng: hiện tại đang được sử dụng ở hầu hết các chương trình, dự án, trong các nhóm/CLB với mô hình quản lý khá đa dạng. Quỹ cần được thống nhất về quản lý, các vùng sẽ rà soát lại hiện trạng trong khi AAV sẽ phát triển quy chế quản lý, hệ thống sổ sách chung. Quỹ sẽ được thống nhất trong công tác quản lý nhưng chấp nhận sự đa dạng. Với các dự án sau khi kết thúc nếu có nguồn vốn này cũng sẽ được tiếp tục quản lý chung với nguồn quỹ quay vòng. Với các vùng có ý định thành lập LNGOs, nếu được UBND huyện đồng ý, AAV cũng chấp thuận để giao quỹ vốn quay vòng này cho tổ chức được thành lập quản lý. Sở hữu của nguồn vốn này sẽ không thay đổi – là của cộng đồng, nhưng có thể được sử dụng làm vốn pháp định khi chuyển đổi/thành lập LNGOs.

§         Quỹ phát triển cộng đồng với ngân sách sử dụng cho các hoạt động chung. Các vùng cần có lộ trình trao quyền quản lý hoạt động và ngân sách cho cấp xã (là Trung tâm Học tập cộng đồng với những vùng đã có hệ thống này)

Phòng ngừa giảm nhẹ thiên tai: giới thiệu một số khái niệm, các bước cần làm trước và sau khi thảm họa xẩy ra (vấn đề này sẽ được trao đổi kỹ hơn tại cuộc họp Chương trình 2010 dự kiến tổ chức tại HN từ 22 đến 23/1/2010)

Công tác quản lý tài chính

§         Định mức, liên quan đến định mức có 2 ý kiến về (i) sử dụng định mức khác nhau giữa dự án và chương trình, giữa các nghiên cứu do chủ đề thực hiện tại vùng và định mức chung của vùng. Về vấn đề này BQL đã họp và thống nhất quan điểm là cần thống nhất một định mức chung cho các hoạt động tại vùng. Các chủ đề/dự án có các nghiên cứu/hội thảo/hoạt động tại vùng cần trao đổi với PO vùng để có thống nhất về định mức áp dụng. (ii) định mức cần được điều chỉnh theo tình hình thực tế của vùng: định mức chung của AAV đã đưa ra mức trần, các vùng có thể căn cứ vào tình hình của vùng mình để có điều chỉnh phù hợp, không nhất thiết phải áp dụng mức cao nhất trong định mực chung. Trong trường hợp đặc biệt (vượt mức trần) đối tác và PO sẽ thảo luận và có đề nghị chính thức để finance và phòng chương trình cân nhắc trước khi áp dụng.

§         Quản lý phí: cũng như tại hội thảo kế hoạch, nhiều ý kiến của đối tác đề nghị xem xét tăng tỷ lệ quản lý phí, tuy nhiên do tình hình chung của ngân sách năm 2010 dưới bối cảnh khủng hoảng kinh tế, đối tác cũng được đề nghị chia sẻ khó khăn này. Đồng thời việc gây thêm quỹ cũng sẽ là một biện pháp khắc phục.

§         Các văn bản hướng dẫn: đối tác đề nghị cần có văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác quản lý tài chính. Thực tế AAV đã có các văn bản cần thiết, (phòng tài chính giúp thống kê lại các văn bản cần thiết có liên quan) có thể có một số vùng chưa có/chưa có đủ - đề nghị POs check lại nếu thiếu thì liên hệ với phòng tài chính.

Công tác hỗ trợ từ AAV

§         Nâng cao năng lực cho ban quản lý vùng, đây là đề nghị phù hợp. Với thực tế là AAV đang thực hiện chương trình thông quan quan hệ đối tác, vì vậy đề nghị các vùng lưu ý và có kế hoạch phù hợp

§         Gây quỹ: do tình hình ngân sách của nhiều vùng là rất hạn chế (đặc biệt là vùng đã/chuẩn bị rút, vùng mới), công tác gây quỹ được đề nghị tăng cường hơn nữa. Công tác này cũng phải được chủ động đề nghị/có ý tưởng cụ thể từ đối tác/các vùng. 

§         Thái độ của tư vấn: đã có một số việc xẩy ra liên quan đến thái độ chưa phù hợp của tư vấn, đề nghị các chủ đề có nghiên cứu tại vùng cần trao đổi với tư vấn để tư vấn có thái độ/phương pháp tiếp cận phù hợp đặc biệt tại các vùng có nhậy cảm về văn hóa/chính trị. AAV cũng đề nghị đối tác cập nhật thông tin cụ thể, kịp thời để giúp việc lựa chọn tư vấn được tốt hơn.

Công tác lập kế hoạch

§         Duyệt kế hoạch nên sớm hơn: AAV cũng đã đảm bảo phê duyệt sớm ngân sách 2010 và thực tế đã bàn giao KH & NS 2010 cho các đối tác vào tháng 12 (ngày 18). Như vậy các vùng có thể chủ động triển khai kế hoạch 2010. (đề nghị POs nhắc đối tác gửi lại 01 bản có chữ ký và dấu của BQL cho phòng tài chính AAV)

§         Đối tác đề nghị nâng tỷ lệ/mức trần mà đối tác được quyền chủ động điều chỉnh ngân sách lên 20% thay vì 10%: không như các dự án nơi mà việc điều chỉnh ngân sách/hoạt động là rất hạn chế và khó khăn do cần có sự phê duyệt của nhà tài trợ, với nguồn quỹ chung, AAV thực tế đã chấp nhận khả năng hoạt động  có thể điều chỉnh để đáp ứng với sự thay đổi trên thực tế, và quá trình này là không phức tạp Tuy nhiên không nhất thiết phải thay đổi tỷ lệ, vấn đề cốt lõi vẫn là sự phù hợp của việc điều chỉnh và sự phối hợp giữa đối tác và cán bộ AAV phụ trách vùng. Như vậy sẽ vẫn giữ nguyên quy định này.

§         Đối tác đề nghị AAV nên có kế hoạch phù hợp cho các nghiên cứu, hội thảo, tập huấn, tránh để dồn vào cuối năm. Đề nghị các chủ đề/phòng ban/POs chuẩn bị kỹ nội dung cho mapping tại cuộc họp chương trình sắp tới.

§         AAV đã bàn giao kế hoạch ngân sách 2010 cho đối tác. CD cũng đã nhấn mạnh những vấn đề trọng tâm cho 2010 và những năm tiếp theo (sẽ đề cập tại cuộc họp chương trình sắp tới)

Quan hệ đối tác, Họp QHĐT

§         Việc tổ chức vào tháng 12 là chưa phù hợp do công tác cuối năm của các đối tác nhiều và đều rất bận. Năm nay cuộc họp đã không tổ chức vào tháng 11 như kế hoạch do thời gian vừa rồi khu vực Tây nguyen bị ảnh hưởng bới  các cơn bão số 9 và số 11 nên đơn vị đăng cai khó có thể tổ chức vào tháng 11 như kế hoạch,

§         Cuộc họp QHĐT năm 2010 sẽ được tổ chức tại Quảng Ninh (DI101) và Trưởng BQL DI101 sẽ là Trưởng ban QHĐT cho năm 2010.

§         Các vùng đã rút đề nghị vẫn được AAV quan tâm đến việc duy trì quan hệ với lãnh đạo địa phương (các vùng có LNGOs)